Algunos aspectos prácticos de las notificaciones electrónicas en la Provincia de Buenos Aires

En la provincia de Buenos Aires, contamos con diferentes acuerdos que constituyen el entramado normativo mediante el que se instaura un sistema de notificaciones que es, según nuestra forma de ver, sumamente ágil si lo comparamos con el sistema de notificaciones tradicional basado en las cédulas en formato papel, pero no exento de algunos problemas. 

Entre los problemas que podemos encontrar con este nuevo sistema de notificaciones electrónicas, instaurado más allá de los problemas derivados del funcionamiento del sistema informático, se encuentra la instauración de diferentes normas que, en algunas ocasiones, generan algo de confusión entre los usuarios. Esto se traduce en una serie de errores a la hora de presentar, por ejemplo, una cédula de traslado de demanda a confronte ante los correspondientes órganos judiciales.

Consideramos que el sistema de notificaciones actual, en el ámbito de la provincia de Buenos Aires, se encuentra entre lo material y lo inmaterial. Lo material está dado por la impresión de cédulas para su diligenciamiento posterior, mientras que lo inmaterial se relaciona con el sistema de notificaciones electrónicas automático y con la creación de un registro especial (Registro de Domicilios Electrónicos) que incorpora domicilios electrónicos especiales para notificar, entre otras cuestiones, los traslados de demanda.

En esta inteligencia, nos encontramos frente a una convivencia pacífica entre las cédulas electrónicas (asentadas en lo inmaterial) y las cédulas que nacen electrónicas y, luego, son impresas por las oficinas de mandamientos y notificaciones o juzgados de paz de la provincia de Buenos Aires, lo cual importa que las cédulas pasen del plano inmaterial al plano material. En otras palabras, estas piezas de notificación se originan inmaterialmente, pero, luego, son impresas por los organismos correspondientes y se convierten en piezas de notificación materiales (algunos las denominan cédulas papeltrónicas).

Sistema automático de notificaciones electrónicas

En la provincia de Buenos Aires, existe un sistema de notificaciones automático (conforme los Acs. 3991/20 y 4039/21 de la SCBA) para las providencias, resoluciones y sentencias judiciales. Dicho sistema no es eminentemente automático, ya que requiere de la intervención humana (de operadores pertenecientes al Poder Judicial bonaerense) para la carga de los domicilios electrónicos de los sujetos intervinientes en la contienda judicial, ya sean letrados o peritos.

En el plano práctico, lo manifestado anteriormente quiere decir que la confección de cédulas electrónicas que iban dirigidas a los domicilios constituidos electrónicos de los letrados o los peritos desaparecieron. Actualmente, con la sola carga del domicilio electrónico en el proveído, resolución o sentencia ya es más que suficiente para cristalizar la notificación de lo expresado por el organismo judicial.

Gracias a estas disposiciones, consagratorias del sistema automático de notificaciones electrónicas, los operadores del derecho pertenecientes a la administración de justicia bonaerense pueden trabajar con muchísima más agilidad debido a que ya no tienen que confeccionar la correspondiente cédula electrónica una vez que se redactó el proveído, la resolución o la sentencia.

El Registro de Domicilios Electrónicos (RDE)

Por otra parte, mediante el Ac. 3989/20 de la SCBA, se establece la creación del Registro de Domicilios Electrónicos del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires, más conocido como RDE. Este Registro especial estará integrado por un conjunto de domicilios electrónicos especiales que se utilizarán para realizar notificaciones y comunicaciones a través de medios electrónicos, comprensivas del traslado de demanda, la intimación de pago, la citación como tercero, las diligencias preliminares, las cautelares anticipadas y la sentencia definitiva o equiparable a tal. Asimismo, se establece, mediante el Anexo Único del acuerdo bajo estudio, que se aplicarán esas disposiciones normativas en aquellos casos que, de acuerdo a la legislación vigente, deban realizarse notificaciones a domicilios reales. A su vez, estos domicilios electrónicos especiales podrán ser empleados para el envío de oficios electrónicos.

En síntesis, por ejemplo, si se debe enviar una cédula de traslado de demanda a un demandado (ya sea una persona humana o una persona jurídica) que tiene un domicilio electrónico especial incorporado en el Registro de Domicilios Electrónicos de la Provincia de Buenos Aires (RDE), entonces, deberá procederse, en primer lugar, a la confección de la correspondiente cédula electrónica, se deberá adjuntar a la misma los trámites adjuntos correspondientes (demanda y documental digitalizadas en formato PDF y demás escritos electrónicos que ya forman parte del expediente electrónico) y, finalmente, deberá cargarse el domicilio electrónico especial, que se encuentra incorporado en el RDE, en el destinatario de la pieza. 

Por lo tanto, ya no deberá imprimirse la cédula de traslado de demanda, con sus respectivas copias, que antes debían ser selladas y firmadas ológrafamente por el letrado. Estas piezas físicas desaparecieron, aunque no del todo como veremos.

El Ac. 3997/20 de la SCBA

En el Ac. 3997/20 de la SCBA se establecen, entre otros lineamientos, específicamente los elementos principales de las cédulas que algunos denominan papeltrónicas, ya que se originan de manera electrónica, pero, finalmente, son impresas por el organismo destinatario de las mismas con la finalidad de diligenciarlas, acción que debe realizarse en formato papel.

La impresión de las cédulas electrónicas y la correspondiente transición de lo inmaterial a lo material se debe a que los destinatarios finales de estas piezas, los demandados, carecen de un domicilio electrónico especial para la recepción de las correspondientes demandas con sus copias. Lógicamente, si los hipotéticos demandados tuvieran un domicilio electrónico especial incorporado en el RDE, entonces la cédula de traslado de demanda estaría dirigida a dichos domicilios electrónicos especiales.

Por otro lado, el Ac. 3997/20 establece una serie de lineamientos necesarios para la confección de cédulas. De esta forma, se establece que, cuando las cédulas deban ser diligenciadas en soporte papel, su generación, remisión a las Oficinas y Delegaciones de Mandamientos y Notificaciones, los Juzgados de Paz o los Oficiales Ad Hoc, se hará por medios electrónicos.

A su vez, las Oficinas, Delegaciones o los Oficiales Ad Hoc que deban realizar las notificaciones se encargarán de imprimir los instrumentos para su diligenciamiento, pero en ningún caso lo harán con los documentos adjuntos a aquellos. Es así que se excluyen las correspondientes copias de dichos instrumentos de notificación que se deban notificar, lo cual implica un ahorro muy importante de papel.

Asimismo, se establece que deberán insertarse digitalmente como archivos adjuntos las correspondientes copias de la cédula en cuestión. Para la inserción de esos archivos, los documentos electrónicos ya deben formar parte del expediente electrónico. En otras palabras, el abogado debió haber subido dichos documentos electrónicos previamente mediante la utilización del Portal de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas. Luego, el órgano judicial debió haber despachado la presentación que acompaña los documentos electrónicos en cuestión y, de esa forma, ya esas piezas se considerarán incorporadas al expediente electrónico. Una vez realizado todo esto, los archivos adjuntos deberán ser incorporados a la cédula electrónica y esta última deberá ser remitida a la Oficina de Mandamientos y Notificaciones, al Juzgado de Paz o al Oficial Ad Hoc dentro del ámbito de la provincia de Buenos Aires.

Más allá de todo esto, ¿qué es lo que sucede con el destinatario de la cédula electrónica una vez que la reciba? El destinatario de la pieza de notificación, a los fines de verificar la autenticidad e integridad del documento y tomar conocimiento de la documentación adjunta, deberá acceder al subsitio web habilitado por la Suprema Corte de Justicia de la Provincia de Buenos Aires e ingresar manualmente el código verificador o bien escanear el código QR a través de un dispositivo móvil. Dichos códigos deberán generarse automáticamente por el sistema informático y visualizarse al pie del instrumento impreso.

De esta forma, el destinatario de la pieza en cuestión, una vez que ingrese el código verificador o escanee el código QR, podrá visualizar, por ejemplo, la demanda y la documental. En otras palabras, una vez notificado, tendrá que tener las competencias tecnológicas adecuadas para poder visualizar qué es lo que se le notifica. Esto último es tal vez lo más criticado del nuevo sistema de notificaciones, ya que se parte de la idea de que todos los destinatarios de la notificación tienen las mismas competencias tecnológicas para saber cómo acceder a la documentación adjunta a la pieza. Sin perjuicio de ello, consideramos que, en todo caso, lo primero que se debe hacer a la hora de recibir una cédula es ver a un abogado para asesorarse inmediatamente con la finalidad de evitar que venza el plazo.

Por otra parte, el informe sobre el resultado de las cédulas, realizado por el oficial notificador, luego de practicada la diligencia, se remitirá al organismo judicial interviniente de forma electrónica.

Instructivo para la confección de cédulas conforme el Ac. 3997/20 de la SCBA

A continuación, vamos a desarrollar un instructivo para la confección de las cédulas conforme al Ac. 3997/20 de la SCBA.

En primer lugar, el abogado deberá ingresar al Portal de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas con el correspondiente certificado. Luego, deberá seleccionar la opción Nueva presentación. Una vez realizado esto, deberá completar los datos allí indicados.

Gráfico 1.

De esta forma, como podemos apreciar en el gráfico 1, el letrado deberá seleccionar el organismo de destino de la cédula en cuestión y la causa judicial correspondiente. Estos campos deberán ser llenados obligatoriamente por el usuario.

A la hora de llenar estos campos deberá prestarse muchísima atención, ya que cometer un error en esos campos podría provocar que la cédula tenga como destino otro expediente.

Gráfico 2.

Asimismo, conforme al gráfico 2, el letrado deberá colocar el domicilio postal. A su vez, en la opción Parte involucrada deberá colocar el domicilio electrónico correspondiente a la oficina de mandamientos y notificaciones o al juzgado de paz que diligenciará el instrumento.

En Tipo de presentación, deberá seleccionarse Cédula.

Gráfico 3.

Ahora bien, una vez que se llenan los campos anteriores, deberá procederse a la redacción de la correspondiente cédula en el campo titulado Ingrese el texto de la presentación (gráfico 3). Cuando se confeccione la cédula, el abogado deberá incluir información fundamental en dicha pieza: deberá indicar el nombre del requerido, el domicilio del mismo, además se deberá colocar que se trata de un domicilio denunciado y se deberá transcribir todos los proveídos referidos al libramiento de la correspondiente cédula. En algunas ocasiones, los proveídos ordenatorios de la cédula (por ejemplo, en el caso de una cédula de traslado de demanda) pueden llegar a ser más de uno, como cuando se trata de cédulas con habilitación de horas y días inhábiles o bajo responsabilidad de la parte actora. Asimismo, el usuario también tiene la posibilidad de cargar un modelo de cédula.

Gráfico 4.

Se deberá adjuntar a la cédula la correspondiente documentación (gráfico 4). En esa inteligencia deberá adjuntarse, por ejemplo, en el caso de cédulas de traslado de demanda, la demanda y la documental en formato PDF. Hay que tener en cuenta que el archivo no deberá superar el máximo total de 20 MB. Por ende, en caso de corresponder, cuando se supera esa cantidad de megabytes, se deberá proceder a la comprensión de los correspondientes archivos mediante la utilización de un software especial.

Siempre es importante aclarar que la digitalización de los documentos físicos deberá ser impecable. Esto quiere decir que los documentos digitalizados deberán ser legibles, pensando siempre en el destinatario de los mismos. 

Lógicamente, el destinatario, al momento de recibir la cédula, no podrá visualizar ninguna documentación electrónica. Recién cuando ingrese al sistema informático mediante el código de verificación o el código QR podrá visualizar la documentación digitalizada. Dicha digitalización debió haber sido realizada antes de la confección de la cédula y antes de que se ordenara el correspondiente traslado.

Como vimos, la documentación que allí se encuentra digitalizada (demanda y documental) deberá ser legible, se debió haber procedido previamente a una correcta digitalización de los documentos físicos que se encuentran en poder del abogado depositario para que el destinatario de la cédula pueda a posteriori visualizar correctamente los documentos.

Gráfico 5.

Una vez que la cédula fue enviada al organismo judicial destinatario de ella, este último deberá proceder al confronte de la pieza de notificación mediante la utilización del módulo denominado Firma y Notificación Digital (gráfico 5). Si la pieza a confronte cumple con todas las condiciones necesarias, el organismo destinatario procederá a recibirla y será remitida electrónicamente a la oficina de mandamientos y notificaciones o al juzgado de paz correspondiente, de acuerdo al domicilio electrónico cargado por el abogado en el campo Parte involucrada.

Si la cédula a confronte no cumple con las condiciones necesarias, entonces el operador deberá proceder a su observación. En dicha observación, deberán indicarse los errores que contiene la cédula. Las observaciones podrán ser visualizadas por el abogado en el Portal de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas.

Como vimos, si la cédula no presenta ningún error, deberá ser aceptada y se remitirá a la Oficina de Mandamientos y Notificaciones o al Juzgado de Paz correspondiente. Una vez que la cédula sea recibida por el organismo destinatario, deberá procederse a su impresión (sin las copias) y, finalmente, se la diligenciará.

Cuando se imprime la cédula, el sistema generará automáticamente un código QR y un código verificador. El código QR podrá ser escaneado por el destinatario gracias a un dispositivo tecnológico y el código verificador podrá ser colocado en el sitio web https://notificaciones.scba.gov.ar/verificar.aspx. De esta forma, gracias a los códigos mencionados, se podrá verificar la notificación con la documentación adjunta a la misma.

Gráfico 6.

Se podrá acceder a la documentación correspondiente, que está incorporada al expediente electrónico, mediante el escaneo del código QR o insertando el código de verificación en el sitio web https://notificaciones.scba.gov.ar/verificar.aspx. Debajo de la pieza de notificación se podrán visualizar dichos códigos (gráfico 6).

Gráfico 7.

Una vez que se accede a la notificación mediante el código de verificación en la página web de la SCBA, se podrá visualizar electrónicamente la cédula que se ha notificado. Cuando se accede a la cédula, debajo de ella aparecerán los archivos adjuntos a la misma (gráfico 7). Una vez que se haga click en esos adjuntos, se podrá acceder a los documentos electrónicos (como, por ejemplo, la demanda y la documental) que ya forman parte del expediente electrónico.

Algunas consideraciones a la hora de confeccionar cédulas electrónicas

Finalmente, es importante realizar algunas aclaraciones respecto a las notificaciones electrónicas conforme el Ac. 3997/20 de la SCBA:

1. Si el letrado debe enviar una cédula electrónica a Capital Federal (Ley 22.172), tendrá que cargar su propio domicilio electrónico en el campo Parte involucrada. De esta forma, el letrado deberá, luego del confronte, imprimir la cédula y proceder a su diligenciamiento, ya que le llegará la pieza al domicilio electrónico.
2. Al pie de la cédula es conveniente colocar la siguiente leyenda: “Este documento fue suscripto con firma digital, conforme el Ac. 3997/20 de la SCBA. El destinatario de la cédula podrá verificar la autenticidad e integridad del documento, así como acceder a las copias digitales adjuntas. Para ello, deberá acceder al sitio web habilitado por la SCBA (http://notificaciones.scba.gov.ar/verificar.aspx), ingresando manualmente el código verificador o escanear el código QR. Estos códigos se generan automáticamente por el Sistema Informático y se visualizan al pie de la cédula”.
3. El abogado no debe generar externamente, mediante una aplicación, el código QR. Dicho código es generado automáticamente por el sistema informático. 
4. El código QR se genera automáticamente imprimiendo la cédula desde el Portal de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas gracias a la opción Imprimir copia de notificación.
5. Citar: www.grupoprofessional.com.ar/blog/ – GP13062022DPAR

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